Как ощутить себя компанией 21 века

Когда бизнес компании разрастается, даже если у вас 10 отгрузок в месяц, объем документооборота становится существенной нагрузкой на линейный персонал. Ежедневное приходится отвечать на множество вопросов :

· согласован ли договор, если нет, то у кого сейчас он находится
· есть ли в наличии документы от поставщиков и клиентов
· отправлены ли документы поставщикам
· кто брал договор, если его нет в папке
· отправлено ли, принято ли, согласовано ли и пр. и пр. и пр.

Все эти мелкие вопросы занимают уйму продуктивного времени сотрудников превращая его в непродуктивное.

Тем не менее без выстраивания эффективного контроля за документооборотом компания подвергается серьёзным финансовым рискам: риски невозврата дебиторки, риски невыполнения обязательств, налоговые риски, управленческие и пр. Думаю, каждый руководитель прекрасно понимает важность организации правильной текущей работы компании и к чему приводят косяки персонала.

Ежедневные рутинные действия персонала за контролем (тут можете сами перечислить чего) занимают очень, очень существенную долю времени сотрудников. Снизить затраты времени, а соответственно денег, которые компания выплачивает за эту деятельность можно внедрив современные механизмы контроля за рутинными операциями.

Примеры удачных решений, из нашей практики:

1. Решили проблему потери экспедиторских расписок и несвоевременного информирования клиентов о передаче груза транспортной компании, внедрив мобильное приложение для водителей. Водитель фотографирует транспортную расписку, которая автоматически прикрепляется к документам отгрузки корпоративной 1С. Копия транспортной расписки автоматически отсылается клиенту в качестве уведомления о выполненной операции. Выигранные трудозатраты: до 10 минут в день на 1 менеджера по продажам (выяснение пришла ли со склада экспедиторская расписка, поиск экспедиторской расписки, сканирование, поиск контактов клиента, пересылка копии клиенту). Улучшили впечатления клиентов о компании за счёт оперативного информирования.

2. Решили проблему взаимодействия между офисом и разъездными сотрудниками (сервисными инженерами), снизили затраты на подготовку отчётности инженеров, обеспечили оперативное взаимодействие диспетчер офиса – бригада сервисных инженеров, предоставили инженерам историю обслуживания точки (снизили количество повторных выездов за счет более точного прогнозирования возникающих проблем). Сервисные инженеры обслуживают котельные в частных домах. Всю отчётность сервисные инженеры теперь готовят в мобильном приложении на своём телефоне, прикрепляют фотографии документов, отмечают выполненные работы, автоматически калькулируют стоимость выполненных работ (без необходимости звонка в офис). В совокупности снижение трудозатрат на одного сервисного инженера и диспетчера – до 2,5 часов в день (приезд в офис, выгрузка фотографий, калькуляция диспетчером стоимости работ и запчастей, заполнение заказ-наряда, создание зависимых документов, прикрепление фотографий и пр.). Точная и оперативная информация о состоянии выполнения заказа: выехал, отказался, выполнил и пр.

3. Решили проблему по контролю исполнения приказов, распоряжений и результатов совещаний. Внедрён 1С:Документооборот, в результате компания имеет чёткую картину о состоянии принятых решений в компании: контроль сроков, состояние выполнения. Принятые решения не теряются, анализ состояния выполнения протокола составляет 5 минут. По оценкам время на контроль сокращено на примерно 300 человеко-часов/месяц.

4. Устранили проблему «пропадающих» задач. Когда ставится задача, а контроля исполнения этой задачи нет, в результате о задаче исполнитель забывает и она «пропадает». В результате внедрения 1С:Документооборота все задачи стали ставится через корпоративную информационную систему. Теперь на любом уровне управления компанией можно проконтролировать исполнительскую дисциплину подчинённых. Клиент затруднился с оценками выгод внедрения в расчёте на человеко-часы, но безусловно оценил повышение исполнительской дисциплины и выросшую продуктивность сотрудников. Картину дополнило использование мобильного приложения: сотрудник где бы он ни был мог получить и отчитаться о выполнении задач.