Авангард Бизнес
Очень удобный табель учета рабочего времени
Решение было внедрено в сети кинотеатров Формула Кино и Кронверк и позволило кардинально сократить трудовые и временные затраты на расчет заработной платы для ~ 3000 сотрудников
Для кого предназначено решение:
Табель жизненно необходим для компаний с большим числом филиалов и доп. офисов, где работу кадровика по фиксации выходов на работу сотрудников ведут секретари и офис-менеджеры. Так как неэффективно держать обученного, кадровому учету сотрудника, в каждом доп. офисе. Примером таких организаций могут быть страховые компании, сервисные центры, крупные розничные сети и т.д.
Механизм решает следующие задачи:
  • Кадровой службы
Наш опыт дает право утверждать неординарную значимость данного подразделения компании для сети кинотеатров. Большая текучесть кадров, разнообразие категорий работников: студенты, граждане других стран, декретницы, договорники, материально ответственные лица и т.д. Основной задачей было максимально ускорить процесс приема и увольнения работников, кадровых перемещений, а также оформление трудовых договоров, дополнительных соглашений. Для данного блока особенностью является то, что часть функций кадровой службы автоматизировать невозможно: общение с претендентом, оформление трудовых книжек, согласование условий работы и т.д. Также крайне важно реализовать оперативный табельный учет для быстрого реагирования на невыходы сотрудников.
  • Расчета заработной платы
В отличие от предыдущего блока, данный блок можно автоматизировать полностью и оставить для сотрудника отдела расчета лишь функцию контроля за начислением заработной платы и уплаты налогов с физических лиц. Также для сети кинотеатров актуально большое число мотивирующих доплат и премий.

ОПИСАНИЕ

Внешний механизм "Табель" является надстройкой над типовой конфигурацией "1С:Зарплата и управление Персоналом 8". Данный механизм не предполагает изменение типовой конфигурации. Для взаимодействия с конфигурацией и дополнительных настроек предполагается использование лишь стандартного механизма дополнительных реквизитов, делая таким образом данный механизм полностью самодостаточным.
Основная цель данного механизма - ведение табельного учета сотрудниками, не имеющими знаний по использованию программных продуктов фирмы 1С и не имеющих специальной подготовки.
Функциональное наполнение и структура данного механизма, предполагает четкую последовательность действий табельщиков (в контексте данного описания под табельщиком мы понимаем любого сотрудника который ответственен за ведение табельного учета в подразделении/компании). При помощи данного механизма они могут оформлять на табелируемых сотрудников организации индивидуальные графики, которые могут отличаться от графиков при приеме. Следующим этапом происходит заполнение временного табеля. И на последнем этапе происходит автоматическое оформление документа «Табель» непосредственно в базе данных. Чтобы полностью представить функционал данного механизма проще всего описать последовательность работы с ним рядового табельщика.

Этап первый. Оформление индивидуального графика

Индивидуальные графики сотрудников организации заполняются автоматически на основе графиков при приеме, но в случае, если данные графики отличаются от графика при приеме табельщик может внести коррективы, например указать для сотрудников вместо графика пятидневка в течение всего следующего месяца график 2 через 2. Индивидуальные графики сотрудников организации заносят обычно за две три недели до наступления месяца когда эти графики будут использованы. Заполнение списка сотрудников происходит автоматически, каждый табельщик видит лишь свой перечень сотрудников и заполнив его автоматически нажатием кнопки, начинает корректировать. Когда все необходимые корректировки внесены, табельщик нажимает кнопку "Записать". После чего происходит запись данных индивидуальных графиков в соответствующий документ в информационную базу. После этого, данный документ "Ввод индивидуальных график сотрудников организаций" может увидеть любой кадровик непосредственно в базе. При корректировке индивидуального графика табельщик может контролировать отклонение от графика при приеме в часах и днях. Непосредственно в механизме «Табель» можно напечатать типовую форму для подписи у сотрудников организаций, что они принимают назначенный на следующий месяц график.

Этап второй. Оформление Табеля

Так же как индивидуальные графики, заполнение табеля происходит автоматически всеми сотрудниками, которых учитывает данный табельщик. В некоторых случаях факт неявки сотрудника заполняется автоматически, механизм табель считывает из базы информацию о введенных кадровых приказах об отпуске, больничном и проч. Табельщику остается лишь ввести явку когда сотрудник явился или неявку по невыясненной причине если не было кадрового приказа, но сотрудник не прибыл на рабочее место. Все несоответствия индивидуального графика и фактического выхода или невыхода выделяются красным цветом в дальнейшем оформляются документами. Для удобства восприятия информации на каждого сотрудника выводятся две строки, в верхней строке вводится индивидуальный график в нижней строке табельщик заполняет факт. Данный механизм работает с большинством сокращений по классификатору использования рабочего времени,- явка, неявка, ночные часы, оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, учебный отпуск, не оплачиваемый отгул, оплачиваемый отгул, командировка, отпуск по уходу за ребенком, отпуск по беременности и родам. Помимо ежедневного оформление табеля для сотрудников организаций, данный механизм предоставляет возможность на основе различной информации, начислить премию или удерживать из зарплаты в случае переработки или недоработки сотрудника, автоматический создавая необходимые документы в базе. Для расчета премии или удержания могут быть использованы такие сведения о сотруднике как: время начала и окончания работы, количество часов в смену, факт совместительства, факт испытательного срока, отклонение от нормы индивидуального графика за месяц, отклонение от годовой нормы, указание различных дополнительных коэффициентов, и в том числе внесения непосредственно в механизм "Табель" процента премии. По окончании месяца табельщик записывает табель, после чего он появляется как документ "Табель" непосредственно в информационной базе. Для сотрудников увольняющихся в течение месяца создан специальный режим. При нажатии специальной кнопки данного сотрудника можно записать в отдельный табель, при этом он убирается из общего списка, и после чего кадровики и расчетчики могут его окончательно рассчитать. Также табельщик может напечатать все типовые печатные формы из данного механизма, которые есть у стандартного документ "Табель" и предложение по премированию. А также дополнительные соглашения к трудовому договору в случае переработок и начисления доплат и премий.

Среди достоинств данного механизма можно упомянуть:

  • Простота использования, не требующая серьезного обучения табельщиков,
  • Защита персональных данных на всех этапах работы с механизмом, которая достигается в том числе особенностями интерфейса обработки не позволяющий получить доступ к типовым меню и панелям инструментов программного продукта фирмы 1С,
  • Возможности быстрой настройки администратором системы, области действия каждого табельщика, задающейся набором подразделений и(или) должностей,
  • Минимальное взаимодействие с базой данных (запись документов происходит лишь один раз в конце работы каждого этапа), что в свою очередь "не тормозит" и не мешает работе стандартных пользователей программного продукта, даже в случае работы нескольких десятков табельщиков.
В целом достоинство данного механизма можно озвучить одной фразой - "все что можно автоматизировать в табельном учете - автоматизировано".
Made on
Tilda